EL OFICIO, MEMORÁNDUM Y LA CIRCULAR
Nombre: Villa Hernandez Derian Humberto No.Control: 18211521 Grupo: 702
EL OFICIO
El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".
Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.
Los elementos del OFICIO son:
1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.
2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:
a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.
b) MESA : La oficina que envía el oficio
c) NUMERO: El número que se le designa al documento.
3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.
4.- INTRODUCCIÓN
5.- TEXTO o DESARROLLO
6.- DESPEDIDA
7.- LUGAR Y FECHA
8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN”
9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).
10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.
11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.
12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD.
EL MEMORÁNDUM
El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.
Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.
La extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.
La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.
MEMORÁNDUM.
2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:
1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)
2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho
3.- REMITENTE
4.- DESTINATARIO
5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN
6.- TEXTO.
7.- DESPEDIDA.
8.- LUGAR Y FECHA
9.- FIRMA O RUBRICA
10.- ANTEFIRMA.
11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD
12.- REFERENCIAS FINALES
13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD.
LA CIRCULAR
Una circular es un documento que una autoridad dirige a un grupo de subalternos o determinado círculo que se relacionan directamente con éste, de alguna forma.
Ésta puede emplearse en trámites de asuntos oficiales, mercantiles, industriales, o particulares.
La circular se utiliza para dar a conocer avisos simultáneamente sobre un mismo asunto, a determinada comunidad a la que le concierne lo que se trata en la misma.
Existen dos tipos de circular, que son:
La circular voluntaria es la que tiene el objetivo de promover productos, empresas o personas dando a conocer los servicios que se ofrecen, listas de productos y precios, remisión de catálogos, avisos internos al personal, o invitaciones, entre muchos otros.
EJEMPLO:
INSTITUTO CERVANTES, S.C.
Balaustradas #65
Col. Providencia, Cuernavaca Morelos.
Tel. 3399305
CIRCULAR #28
Cuernavaca Morelos a 8 de Febrero del 2013.
A todo el personal, alumnado y padres de familia.
ASUNTO: Control de Acceso
Por este conducto se les informa que a fin de mejorar el control de acceso a estas instalaciones y poder brindarles a todos ustedes mayor seguridad según los estatutos internos del nuevo reglamento escolar, a partir del próximo lunes 15 de febrero de este mismo año, todas las personas que acudan a este plantel deberán de identificarse en la entrada principal para poder tener acceso al mismo.
En el transcurso de esta semana se les harán llegar las credenciales que acreditan al alumnado, personal y padres de familia como miembros de esta comunidad educativa, mismas que deberán portar para poder ingresar a estas instalaciones.
Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas a la presente, se despide de ustedes.
A T E N T A M E N T E
Profesora Irma Dorantes Cuellar
Directora General
C.c.p. Archivo.
La circular obligatoria es la que sirve para dar avisos que ayudan a tener una mejor relación comercial, estos pueden ser el cambio de domicilio, la apertura de una nueva sucursal, el nombramiento de un apoderado, designación, ratificación o remoción de apoderado, nombramiento de distribuidores, liquidación o quiebra de la empresa, dar a conocer a los administradores, convocatoria de asamblea, aumento o disminución de capital, traspaso de negocio o clausura, por mencionar algunos.
EJEMPLO:
SERVICIOS PROFESIONALES DE CONTABILIDAD S.A.
Av. Aquiles Cerdán #57
Col. Buenavista, México, D.F.
Tel. 5588504300
CIRCULAR #136
México, D.F., a 22 de enero del 2012.
A todo el personal que labora en esta empresa.
ASUNTO: Venta de la Empresa
Por este medio se les informa que a partir de la presente este centro laboral pasa a ser propiedad de Financiera Internacional, S.A., ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual todos los empleados deberán pasar a las oficinas de personal en la parte superior a resolver la renovación de su contrato o liquidación, según sea el acuerdo correspondiente.
Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas a la presente, se despide de ustedes.
A T E N T A M E N T E
Lic. Jorge Romero Vélez
REPRESENTANTE LEGAL
C.c.p. Archivo.
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